クラウドファンディングサービス展開、NPOや企業、金融機関など多様なステークホルダーと接点を持つREADYFOR株式会社。同社では、コロナ禍以降リモートワークが浸透し、全社的に出社頻度が大きく減少しました。一方で、郵便物の受け取りや契約書のやり取り、PCなど物理的な備品管理といった「オフィスに残る業務」はなくならず、独立した総務部門を持たない組織にとって負担となっていました。
そこで同社が導入したのがChatwork郵便受取です。郵便物をクラウド上で確認できる体制を整え、必要に応じて事務代行やPC関連業務も依頼できるようにしたことで、出社調整の負担を軽減しながら、オフライン業務のトレーサビリティ向上にもつながっています。
リモートワーク下で残った「オフィスに行かないと終わらない業務」
READYFORでは、リモートワークの浸透により出社頻度が大きく減少しました。しかし、郵便物の受け取りや郵送、契約書の保管、PCをはじめとする物理的な備品の管理など、オフィスに紐づく業務は残り続けていました。
同社には独立した総務部門がなく、各部門が業務を分担する中で、物理的なモノの管理はIT部門に近い領域として扱われていました。若林様は当時を振り返り、「出社しなくてもよい状態を作りたい一方で、郵便物などオフィスに残る業務が一定ありました。誰がいつ出社するのかを部門横断で調整する必要があり、マネジメント上の負担が大きかった」と話します。
以前からChatwork郵便受取の存在は認識していたものの、当初は社内で対応する体制が残っていたため、すぐに導入には至りませんでした。その後、総務領域を中心に担っていたメンバーの退職を機に、業務体制を見直す必要性が明確になり、2023年に導入を決定しました。
選定の決め手は、郵便物を軸にしたロジスティックの強さと対応範囲の広さ
導入検討時、同社が重視したのは、単なるBPOではなく、郵便物という物流を含めて安定して任せられることでした。郵便物の受け取りからクラウド上での確認、必要な担当者への共有まで、サービスとして整備されている点を評価したといいます。
「郵便物のクラウドサービスとして、ポストに取りに行くといったロジスティック周りまでしっかり整備されている。そこが非常に美しいと感じていました。」
READYFOR株式会社 若林 岳人 様
また、郵便物だけでなく、事務代行やPC関連業務なども小ロットで相談できる柔軟性も決め手になりました。郵便業務を起点にしながら、オフィスに残る周辺業務までまとめて相談できる点が、READYFORの課題に合っていました。
社内で抱えるより、履歴が残ることで情報管理の安心感が高まった
郵便物や契約書を外部に預けることに対して、情報管理面の不安を感じる企業も少なくありません。READYFORでは、むしろ社内で属人的に扱う方が、誰がいつ触ったのかを把握しづらくなると考えました。
Chatwork郵便受取上で依頼や処理の履歴が残り、Slackでのやり取りも含めてコミュニケーションの経路が明確になることで、郵便物の取り扱いにおけるトレーサビリティが高まりました。若林様は「社内でオフラインに扱うよりも、システムに乗る範囲が広がる。むしろ追いやすくなる感覚がありました」と話します。
導入後、郵便物の閲覧スピードと仕分け効率が向上
導入後、郵便物そのものが届くまでのリードタイムが劇的に短くなったわけではありません。しかし、担当者が郵便物の内容を確認できるまでのスピードは大きく向上しました。従来は出社した人が確認しなければ内容を把握できなかったものが、オンライン上で確認できるようになったためです。
さらに、定期配送時にChatwork郵便受取上のチーム単位でパッキングされて届く機能は、当初想定していなかったものの、大きな効果があったといいます。一件一件仕分ける必要がなくなり、社内での分配作業の負担軽減につながりました。
「期待していなかったけれど、むしろありがたかったのがチーム単位でのパッキングです。あれのおかげで、一件一件仕分ける必要がなくなりました。」
READYFOR株式会社 若林 岳人 様
利用範囲が広がる中で、社内ワークフローとの連携にも期待
現在は郵便物受取に加え、事務代行やPC関連業務など、利用範囲が徐々に広がっています。金融機関や行政とのやり取りなど、紙での対応が残る業務もあるため、郵送・押印・社内承認といったプロセスをより自然につなげることが今後のテーマです。
同社では、社内ワークフローシステムで承認された後、SlackでChatwork郵便受取へ依頼する運用も行っています。若林様は「ワークフローシステムからの連携が、よりシームレスになるといい」と話し、今後のサービス連携に期待を寄せています。
郵便が絡む業務を任せるなら、自信を持っておすすめできる
若林様は、総務担当者がいないNPOや小規模組織から相談を受けた際に、Chatwork郵便受取を紹介したことがあるといいます。一方で、どのサービスが合うかは企業規模やフェーズによって変わるため、フラットに比較することが重要だとも話します。
そのうえで、郵便物を起点にしたオフライン業務に課題を持つ企業にとって、Chatwork郵便受取は有力な選択肢だと評価しています。
「郵便のロジスティックをかなりしっかり持たれているので、郵便が絡む業務をお願いするなら基本的にいいと思います。」
READYFOR株式会社 若林 岳人 様
郵便のロジスティックをかなりしっかり持たれているので、郵便が絡む業務をお願いするなら基本的にいいと思います。
READYFOR株式会社 若林 岳人 様
