史彩監査法人様では、監査業務における残高確認書の受領後、開封、スキャン、クラウド保存、原本ファイリングまでを社内で対応していました。繁忙期にはアシスタント1人あたり1日約20〜30件を扱うこともあり、作業時間や担当者への負担集中が課題になっていました。
Chatwork郵便受取の導入後は、郵便物のデータ化状況をSlack通知や管理画面で確認できるようになり、届いた郵便物の確認、スキャン完了状況の把握、チーム内での優先順位付けがしやすくなりました。残高確認書対応の電子化と業務効率化を同時に進める手段として、日々の運用に活用されています。
繁忙期には1人あたり1日約20〜30件。開封・スキャン・保存に時間がかかっていた
導入前は、事務担当者が郵便物を回収してクライアントごとに仕分けし、アシスタントが封筒を開封してスキャンを取り、クライアントごとのクラウドへ保存したうえで、原本をファイリングする流れでした。
繁忙期である4月、5月には、アシスタント1人あたり1日約20〜30件を回収することもありました。確認書が複数枚で1セットになっていたり、ホッチキス留めされていたりすると連続でスキャンできず、1枚ずつめくって対応する必要がありました。また、当時スキャナーが1台だったため、複数名で順番を待ちながら作業する必要があり、処理には最大で1時間半から2時間弱かかっていました。
さらに、アシスタントがクライアント先へ出向いている場合は、事務所にいる他のアシスタントや事務担当者が代理で対応することもあり、出勤しているメンバーに負担が集中する点も課題でした。
事務効率化と電子化を同時に進められる点が導入検討のきっかけに
監査業界では、ドキュメントを電子化する流れが定着しつつあります。史彩監査法人様でも、残高確認書対応の電子化は重要なテーマでした。一方で、自社で電子化を進める場合、確認先の特定や真正性の確認など作業が煩雑で、費用面でも負担が大きくなりやすいという課題がありました。
そうしたなかで、郵送で返ってきた残高確認書を受領し、データ化して取り込めるChatwork郵便受取であれば、事務効率化と電子化を同時に進められると考え、導入を検討しました。
定量的な比較と契約・セキュリティ確認を経て導入を決定
導入時には、アシスタントが事務所に戻って作業した方がよいのではないか、という意見もありました。そこで、作業にかかる時間、想定される残業代、人員を増やした場合の負担、残高確認書対応の季節性などを踏まえて定量的に比較しました。
その結果、件数に応じて利用できるChatwork郵便受取の方が、コスト面だけでなく、アシスタントの労働環境の観点からも有効だと判断しました。監査法人として求められる情報管理についても、セキュリティ方針の確認や監査契約書への記載対応により、懸念を整理したうえで導入に至りました。
Slack通知と管理画面でステータスを一括確認。チーム内連携もスムーズに
導入後は、Slackで通知を受け取り、スキャン完了状況を確認して保存する流れで運用しています。以前は、郵便物が届いているのか、どこにあるのか、スキャン済みなのかを確認するために探しに行く必要がありました。現在は、Slack通知や管理画面でステータスを一括確認できるため、状況把握がしやすくなっています。
特に、スキャン済みかどうかをアイコンで確認できる点は、想像以上に使いやすい機能として評価されています。うっかりミスがあった場合でも、以前のように原本や作業状況を一つひとつ探すのではなく、画面上で確認できるため、確認作業の負担軽減につながっています。
Slack通知をチーム全員が確認できるようになったことで、監査チーム側でも届いた郵便物を把握しやすくなりました。現在は、通知を見た監査チームから「この案件は急ぎで対応してほしい」といった共有がしやすくなり、アシスタント側も業務スケジュールの中で優先順位を調整しやすくなっています。
残高確認書対応の負担を減らし、他の監査法人にもおすすめできる選択肢に
導入前に負担だった、開封・スキャン・保存・ファイリングに時間がかかること、事務所にいるメンバーに負担が集中してしまうことは、Chatwork郵便受取の利用によって解消されました。
それに加えて、ステータスを管理しやすいこと、問い合わせに対してスピード感を持って対応してもらえることも、使いやすさにつながっています。困ったときに相談しやすく、残高確認書対応の負担を減らしながら、チーム全体で状況を把握しやすくできる点が、他の監査法人にもおすすめできるポイントです。
残高確認書の電子化が監査法人の代表者同士の集まりで話題になった際に、史彩監査法人様では郵送で返ってきた残高確認書を自動的に電子化して取り込めるサービスとして、Chatwork郵便受取を利用していることを紹介したことがあるとのことです。
困ったときに相談しやすく、残高確認書対応の負担を減らしながら、チーム全体で状況を把握しやすくできる点が、他の監査法人にもおすすめできるポイントです。
史彩監査法人様
