スキャン代行へ書類を送るには？梱包・箱番号・受領確認のポイント

スキャン代行へ書類を送るときは、箱を詰めて発送するだけで終わらせず、「どの箱に何が入っていて、いつ誰に渡し、相手が受け取ったか」を後から追える状態にしておくことが大切です。梱包の条件は委託先の指示で確定し、自社では原稿リスト・引渡し記録・差異があったときの対応を用意します。この記事では、発送を担当する方に向けて、原稿リストの作り方から受領確認、作業中に原本が必要になった場合の備えまでを順に説明します。見積もりのための箱の数え方や、納品データの受け取り方は扱いません。

発送前の原稿リストを作る

発送の準備は、箱に詰める前のリスト作りから始めます。見積もり時に作った箱の一覧があれば、それを発送用に更新します。詰め替えや追加で中身が変わっていることがあるため、発送直前の状態に合わせることが大切です。

表は架空の記入例です。ファイルIDは背表紙やファイルの表紙に付箋などで示し、リストと現物を照合できるようにします。箱の見積もりでの数え方は「段ボールに入った書類をスキャン依頼するには？量の伝え方と準備」で説明しています。

「原本に関する確認」欄は特に重要です。Chatworkスキャン代行の公式ページでは、スキャン後の原本は専門業者による溶解処理で破棄すると案内されており、返却や保管ができるかは公式ページでは確認できません。手元に戻したい書類がある場合は、送る前にその可否を確認し、原本の処理方針と時期を依頼前に合意します。合意できていない書類は、発送する箱に入れないようにしましょう。

梱包条件を確認する

梱包のしかたは、自社の判断だけで決めないことがポイントです。箱の大きさや重さの上限、送付先、配送方法は委託先によって異なり、Chatworkスキャン代行の受入先・指定の配送方法・重量の制限も公式ページでは確認できません。打ち合わせの段階で次の項目を質問し、回答を記録してから詰め始めます。

公式ページでは、紙ファイルやキングファイルに綴じたまま、ホチキス留めやクリアフォルダ入りのままでも送れること、指定の送付状は不要であることが案内されています。そのため、送るために書類をばらす必要はありません。一方で、底抜けや水濡れを防ぐ詰め方、隙間の埋め方などは、指示された条件の範囲で準備します。外箱には箱IDと総数（例：3/12）程度にとどめ、取引先名など中身が分かる情報は書かないよう社内で統一するとよいでしょう。

引渡し記録を残す

箱を配送業者に渡した時点で、書類は自社の手を離れます。指定の送付状が不要な場合でも、社内の記録は別に残しておきましょう。次の表は、箱単位の引渡し・受領チェック表の記入例です。

日付と担当は架空の例です。発送前には、リストの箱数と実際に積み込む箱数、送付先が委託先から指示されたものかを2人で照合します。過去のメールや別の案件で使った宛先を流用すると、誤配送の原因になります。

発送日まで箱を社内で保管する場合は、置き場所と鍵の管理者も決めておきます。封をした後に中身を出し入れした場合は、リストを更新してから発送してください。委託先側の保管や管理体制の確認方法は「機密書類のスキャンを外注する前に確認したいセキュリティ対策」で整理しています。

受領と差異を確認する

発送後は、委託先が箱を受け取ったことを確認します。受領の連絡があるか、箱数だけか中身まで確認されるか、いつ頃連絡が来るのかは、依頼前に確認しておきます。連絡がない場合にいつ、どの窓口へ問い合わせるかも決めておくと、所在が分からない期間を短くできます。

差異が見つかったら、チェック表の差異欄に内容と連絡日を書き、解決するまで「確認中」のままにします。電話で伝えた内容も、日時と相手を記録しておきましょう。

原本が必要になる場合に備える

送付後に監査や取引先からの問い合わせで原本を確認したくなることがあります。発送前に、作業中の問い合わせ窓口と、作業中の原本を確認・取り出しできるか、その条件を確認しておきます。対応できる範囲は公式ページでは確認できないため、打ち合わせで質問してください。

社内では、送付中の書類の一覧を関係部署に共有し、「この期間は手元にない」ことを伝えます。原本が処理された後は手元に戻らない前提で、送る前に必要性を確かめておくことも大切です。発送から納品までの日程の考え方は「スキャン代行の納期は何で変わる？希望日に間に合わせる依頼のコツ」を参考にしてください。

Chatworkスキャン代行では、契約後に書類を段ボールに詰めて送る流れが案内されており、スキャンは生体認証による入室管理と24時間365日の監視カメラを備えた専用センターで行うと説明されています。送付先や梱包の条件は、打ち合わせの際に確認しましょう。

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参考情報・サービス情報

• Chatworkスキャン代行 公式サービスページ