システム開発のプロとして、Web、機会学習システム開発やそのノウハウを学べる研修・オンラインPython学習サービス「PyQ」、IT勉強会支援プラットフォーム「connpass」を運営している株式会社ビープラウド。日々研鑽した知識・技術・創造力とチーム力で、アイデアをカタチにし価値を創り出しています。
今回は総務部の皆さんに、「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題や、それが「Chatwork 郵便受取」を通してどのように解決したか、具体的な成果についてお話を伺いました。
コロナ前からリモートワークをしていて
郵便物の管理に困っていました
「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題は何でしたか？
コロナ禍になる前からリモートワークが徐々に増え、社内でスプレッドシートなどを利用して郵便物の管理をしていたのですが、手間も時間もかかるしなんとかしたいと感じていました。その上、コロナによってリモートワークが主になり、郵便物に対して大幅に時間を割かなければならなくなったため、より手間がかからずに郵便物を共有できるツールを探していました。
「感染予防のために出社をなくしたいのに、郵便物が届くので出社しなければいけない。感染リスクを考え、出社をゼロにしたい」という思いを強く持っていました。
「Chatwork 郵便受取」を導入する経緯と選んだ決め手について教えてください。
オフィスの引っ越しがきっかけで、サービスを探すことになりました。オフィスの清掃があるので、週に1回は出社しないといけないけど、せっかく出社したのに郵便物の処理で30分も時間を取られるのは無駄だなということを社内で共有し、本格的に郵便についてのサービスを探す流れに。
そして、何かいいサービスがないかとウェブで探していたときにChatwork 郵便受取を見つけました。価格が安く、郵便物を開封して中身をスキャンしてくれる機能や郵便物の一覧化など、欲しい機能が揃っていたことから導入することにしました。
資料請求をした際に動画が添付されていたことでサービス理解もしやすく、上長への提案もとても楽だったことを覚えています。
以前から郵便物を誰か回収してくれないかなと考えてはいましたが、他のサービスを検討した時、別の住所へ送らなければいけないということや初期費用など導入費用が高く、利用することを躊躇っていました。しかしChatwork 郵便受取はこのような躊躇っていた点を解消できたのでよかったです。
ビープラウド社では開発事業を中心に、さまざまな領域で事業展開をしている。（ビープラウド社ウェブサイトより）
機能改善のスピードが早く、意見も出しやすいです
「Chatwork 郵便受取」導入したあとの具体的な使い方を教えていただけますか。
Chatwork 郵便受取が回収した郵便物は全てSlackに通知し、Slack上で送り主・郵便物表面が確認ができるようにしています。郵便物をChatwork 郵便受取でスキャンしたり開封した際には、そのSlackスレッドに内容物をメモして手軽に情報共有できるようになりました。また、内容物はChatwork 郵便受取にスキャン依頼し、スキャンしたファイルがチーム宛のメールアドレスに届きチームメンバーに共有できるようにしています。
これまでは、届いた書類を自分たちでスキャン・保存していたのですが、共有フォルダにアップロードし忘れて共有できてないミスが起きていました。Chatwork 郵便受取のおかげでスキャンする手間と共有し忘れるミスの両方を減らすことができました。
「Chatwork 郵便受取」を導入してよかったことなどがあれば教えていただけますか。
これまで私が行っていた「受け取って、開けて、スキャンして、入力する」という工数がなくなり、時間的な余裕が出て楽になったこと、スキャン漏れや遅れがなくなったことによる心理的負担がなくなり、安心できるようになったことがよかったです。
また、Chatwork 郵便受取運営スタッフとの距離が近く、気軽に質問できる仕組みが整っていると感じています。
よくあるカスタマーサポートではなくSlackのチャンネル(※)で質問や要望などを直接上げて、コミュニケーションを取ることができるので、こちらが求めていることを伝えやすい雰囲気があります。Product Boardという要望がまとめられているページがあり、他の企業の要望も見られるので、「こんなこと言って大丈夫かな」と迷うこともなく、なんでも要望をあげられるようになりました。改善のスピードが早いだけでなく、どんどん欲しかった機能が追加されて、使いやすいサービスを一緒に作っている感覚もあるのが嬉しいですね。
※契約後のカスタマーサポートはSlackまたはメールをお選びいただけます。
社内完全リモートワークを推進し、社外にもアナウンスをしている。（ビープラウド社ウェブサイトより）
リモートにする時の困りごとを可能な限りゼロにしたい
今後の展望があれば教えていただけますか？
私個人としては、物理的にオフィスが存在しなくても会社が存在できる物理会社を作っていきたいと思っています。Chatwork 郵便受取のおかげでポストやオフィスがなくても、郵便物は届くし見られることがわかったので、紙や宅配便、判子など、アナログな面の困りごとを可能な限りゼロにして、オフィスがなくても会社が存在できる会社を実現できたらなと思います。
「Chatwork 郵便受取」の導入を検討している企業さまへメッセージなどをお願いします。
Chatwork 郵便受取の導入検討をしているときは、受取り代行・郵便物のリスト作成・内容スキャン、と受取時の手間の軽減が主目的でしたが、導入してみると情報共有がスムーズになった・書類の保存忘れがなくなった等、受取後に続く作業も多岐にわたり効率的になりました。
郵便物受取作業のコストが軽減できるのはもちろん、ミスがなくせる安心感も大きく、月に100通以内の郵送物が少ない企業様でも十分にメリットを感じられると思います！（弊社がまさにそうです！）
