東京とシンガポールを拠点にM&AとDXのアドバイザリー業務を行うガーディアン・アドバイザーズ株式会社。2021年にChatwork 郵便受取を導入いただきましたが、郵便受取サービスが付帯した会員制シェアオフィスへの移転を機に一度解約されています。
しかし、Chatwork 郵便受取の快適性がシェアオフィス付帯の郵便受取サービスよりも上回っていたことから、再度ご契約いただきました。今はシェアオフィスでChatwork 郵便受取をご利用いただいています。
今回は代表取締役社長 兼 CEO 佐藤 創さんと、チーフオブスタッフ 兼 経営管理マネージャーを務める野口 裕香子さんにインタビューを実施。Chatwork 郵便受取導入前に抱えていた課題や、Chatwork 郵便受取を通して課題がどのように解決したか、シェアオフィスでのChatwork 郵便受取の使い方などについてお聞きしました。
インタビューに答えていただいた 代表取締役社長 兼 CEO 佐藤 創さん(写真上)とチーフオブスタッフ 兼 経営管理マネージャーを務める野口 裕香子さん(写真下)
郵便物のための出社が在宅勤務の妨げに。
シェアオフィス付帯のサービスを使っても、
結局は出社しなければならなかった。
Chatwork 郵便受取導入前に抱えていた課題と、導入の決め手について教えてください。
『当社はコロナ禍をきっかけに、ほぼ100%テレワークに移りました。しかし経営管理マネージャーの野口は、郵便物を取りに行くために出社しなければならず、在宅勤務に支障をきたしていました。
何かよいサービスはないかと探し始めた当初は、郵便物を自分で取りに行かなくても手元に届けてくれる、例えば代理受取や転送といった、「郵便物そのもの」をなんとかしてくれるサービスを探していました。いくつか見つけたものの、今一つ決定打に欠けていたんです。
DXのアドバイザリー業務を行っている当社が日頃お客様にお話しているのは、「DXの重要な一歩は、データベース化」だということ。どの事業分野でも、データベース化していれば他のサービスとの連携がしやすくなるなどの発展性が出てきます。
当社においても同様の考えで業務改善にあたっています。ですから、ただ単に郵便物が転送されてくる、受け取りが楽になる、ということは便利には違いないのですが、移動時間が減るに過ぎません。
そこで見つけたChatwork 郵便受取は、郵便物そのものを転送してくれる機能に加え、データ化してくれる。その点が気に入り、導入を決めました。』（佐藤さん）
『郵便物がスキャンされて画面上でみられることはもちろん、郵便ボックスと呼ばれる郵便物の管理画面がとてもわかりやすく、利用しやすいデザインだと直感しました。』（野口さん）
シェアオフィスへの移転を機にChatwork 郵便受取を一度解約されましたが、移転して３カ月後、再度ご契約いただいています。その理由について教えてください。
『初めてChatwork 郵便受取を導入した時は貸事務所に入居していましたが、ニューノーマル時代に即した分散型ワークを実現すべく、東京・新宿の会員制シェアオフィスへ移転することになりました。シェアオフィスには、郵便物受取サービスと、郵便物の外装を写真に撮って知らせてくれるサービスが付帯されていたので、Chatwork 郵便受取は解約することにしました。
しかしシェアオフィス付帯のサービスだけでは、結局は出社して郵便物を受け取りに行かなければなりませんでした。郵便物を受け取ってはもらえるものの転送サービスがなかったことや、写真で知らせてくれるといっても書類の中身を撮影していただけるわけではなかったからです。
Chatwork 郵便受取を初めて使ったときに感じた、出社をせずにクラウドで郵便を確認できるサービスの価値を改めて実感し、シェアオフィスの当社ポストから回収していただく形で再契約することにしました。』（野口さん）
シェアオフィスでも貸事務所でもChatwork 郵便受取。作業時間が半減、別の業務にリソースを割けるようになった。
「Chatwork 郵便受取」導入したあとの具体的な使い方を教えていただけますか。
『シェアオフィスへの移転後も移転前と同様、当社のポストから郵便物を週1で回収してもらっています。郵便物の外装がスキャンされたらSlackの通知が届き、請求書などは「内容スキャン依頼」を、急ぎで原本がほしい場合はオプションの「お急ぎ配送」を利用して転送しています。
急ぐ必要のない書類は定期配送で週1回、自宅に届くようになっています。
内容スキャンは、15時までに依頼すると早い時は30分ほどでスキャンし終わっています。請求書のデータはクラウド会計システムにアップロードして経理業務と連携させています。
シェアオフィスになったからといって何か不具合があったり、手間が増えたということはありません。1回目の契約の時と同じくChatwork 郵便受取を使えています。』（野口さん）
「Chatwork 郵便受取」を導入してよかったことなどがあれば教えていただけますか。
『やはり出社しなくても郵便物がデータで確認できるのが嬉しいですね。
内容スキャンはオプション料金がかかるので必要な物だけをスキャン依頼していますが、それでもChatwork 郵便受取のおかげで郵便物処理の時間は半減しました。1カ月あたり4時間かかっていた業務が、2時間に。移動時間も合わせると、もっと削減できています。私は経理、人事労務、法務などを業務担当しているので、少しでも他の業務に時間を回せるようになったことはありがたいです。
再契約して感じるのは、Chatwork 郵便受取はアップデートが盛んに行われているということです。外部のコミュニケーションツールとの連携や自動スキャン機能など、契約していなかったたった3カ月でも機能が増えていて、サービス改善が活発な点も好印象です。』（野口さん）
『当社では社内の業務改善プロジェクトを常時進めていて、野口も毎月2件以上はプロジェクトを担当しています。Chatwork 郵便受取を利用することで生まれた時間を、プロジェクトにも充てられるようになったと思います。』（佐藤さん）
社内の様子
リモートワークに慣れたら、郵便対応が「罰ゲーム化」していませんか
今後の展望があれば教えてもらえますか？
『リモートワークをするにあたり、精度を落とさずに業務が進められるということは大切だと思っています。「リモートワークだから精度が下がる」ではなく、「リモートワークでも精度を上げられる」、そんな働き方を目指していきたいと思います。』（野口さん）
『定型的な仕事はできるだけアウトソースすることで、社員には自社特有の業務に集中してもらえるよう環境を整備していきたいと考えています。
例えば業務アシスタントとして入社した社員には、単発のタスクばかりではなく、違う役割や、スパンの長い計画性のある仕事に少しずつシフトしてもらい、野口のようにマネージャーになってもらう。野口と同時期にコロナ前に業務アシスタントとして入社した別の社員も今はマネージャーとして働いています。
外部サービスを活用して働き方を合理化していくことで、会社は少人数で進めることができ、一般的な昔の会社形態よりも昇給させやすく、賞与を割り当てやすくなると思います。』（佐藤さん）
「Chatwork 郵便受取」の導入を検討している企業さまへメッセージなどをお願いします。
『Chatwork 郵便受取を導入することで業務効率化が図れ、別の業務に時間を充てられますので、郵便物を取りに行かなければならないことに負担に感じている人におすすめです。』（野口さん）
『リモートワークを始めると移動時間や距離に目が行きがちですが、「出社準備にかかる時間」も考慮すべきでしょう。こういった郵便管理の担当者には女性が多いかと思います。女性は化粧やヘアセットで男性よりも時間がかかることが多く、出社にかかる大変さに差があります。こういったところまで想像力を働かせることも、マネジメント層として重要だと思います。
また、リモートワークに慣れると、その快適さを覚え始めます。すると今まで当たり前のようにしていた郵便物の対応が、いつの間にか「罰ゲーム」のように感じ、愚痴に変わる、という話を耳にしたことがあります。これを解消するためにも、Chatwork 郵便受取は有効なサービスだと感じます。』（佐藤さん）
