「いいねやってみようよ」の一言で世界を変えるために総合選抜専門塾AOIを企画・運営している株式会社花形。自分のやりたいと思ったことを、称賛してくれて、寄り添ってくれることがどれだけ力になるのかを知っているからこそ、どこよりも本質的に総合型選抜に向き合いチャレンジを続けています。

今回は、経理で活躍されている村上さんにインタビューをし、「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題や、「Chatwork 郵便受取」を通して課題がどのように解決したか、具体的な成果についてお話を伺いました。

今回インタビューに答えてくださったのは、花形の村上さん。

「郵便物をなんとかしたい」という思いがありました。

「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題は何でしたか？

郵便物に関する課題には「郵便物が多くなっていて管理が追いつかない」、「電子データとして保管していきたいけど全ての電子化を手動でするのは大変」という2つがあり、いずれ解決に向け着手しなければいけないと思っていました。

Chatwork 郵便受取を導入するまでは、朝出勤すると郵便物がポストに残っているか、全て私の机の上に置かれていることが多かったです。そのため、出勤して最初の仕事はその郵便物の宛名を確認して、すぐに対応が必要なものと請求書など後からスキャンするものに仕分ける作業を行っていました。

また、通常のルーティーン業務以外の業務を優先していると、郵便物を整理する業務が後回しになりがちになっていました。

「Chatwork 郵便受取」を導入する経緯と選んだ決め手について教えてください。

コーポレート部門で導入しているSaaSが増えてきていた中で、デジタル化できるものはなるべくデジタル化しておこうという動きがありました。「この契約ってどうなってたっけ」「あの書類をもう一度みたい」といった社員からの急なリクエストに対応できるようにコーポレート部門全体の処理能力を上げようというものです。
その中で、郵便物に関してもできることはないかと考えていたところ、Chatwork 郵便受取に出会いました。

チームメンバーも増えてきていた時期で、早く＜郵便物管理という属人化した部分＞を綺麗に整えたかったこともあり、すぐに導入を決めました。

花形のVISION。「人のチカラを証明する」事業展開をしている。（株式会社花形のウェブサイトより）

全ての郵便物をデータ化したかった

「Chatwork 郵便受取」を使って現在郵便物はどのように受け取られていますか？

弊社は京都に本社を置いているため、東京都23区内で提供されている「回収オプション」（お客様のポストに伺って郵便物をChatwork 郵便受取スタッフが回収するオプション機能）を利用することが出来ませんでした。そのため、郵便物は Chatwork 郵便受取から提供された住所に全て郵送先を変更するか、転居届を出して郵送先の住所移転をする必要がありました。

しかし、さすがにトライアルの段階で転送設定する決断は難しい。

そこで、弊社の関連会社が運営するカフェのスタッフに依頼して、定期的にポスト内の全ての郵便物をChatwork 郵便受取事務局まで転送することで、郵便物を回収するための追加の出勤をすることなく、完全リモートワーク時にも郵便物の管理を全て Chatwork 郵便受取内ですることを実現できました。

「Chatwork 郵便受取」導入したあとの具体的な使い方を教えていただけますか。

Chatwork 郵便受取に届いた郵便物は、基本的には私が画面上で、スキャン依頼をするかどうかを判断して仕分けをしています。

現物が私の机の上に溜まらずにオンライン上管理できているため、郵便物がオフィス内で紛失する心配もなくなりました。郵便物が届いているかどうかの確認があった際も、 Chatwork 郵便受取の検索機能を使えば一瞬で済むため、事務的な業務にかかる時間が格段に減らせました。

「Chatwork 郵便受取」を導入てよかったことなどがあれば教えていただけますか。

郵便物のための出社がなくなったことが一番大きいです。

また、全ての郵便物でデータ化ができるようになったので、便利になったことが多いです。以前が手が回らなくて、郵便物全てをデータ化したくてもできていなかったのですが、Chatwork 郵便受取のおかげで自動で全て電子化されていてとても助かっています。
紙で来る書類とデータで届く書類をまとめるのも簡単にできたり、過去の郵便物の検索や請求書などのデータの保存をしていくときに仕分けがしやすくなったりと、大きな効果を感じています。

その上、今契約している会社の数などが日常的に可視化されるという副次的効果もあり、数字についても意識的に考えるようになりました。

ユーザーインターフェースも見やすいことから、ヘルプを参照しなくても直感的に使いやすいところも気に入っています。チラシなどの余計な郵便物も溜まらなくなり、小さなストレスもなくなりました。

花形のメンバーの皆さん（撮影はコロナ禍前）。（提供：株式会社花形）

何があっても大丈夫な職場づくりをしていきたい

今後の展望があれば教えてもらえますか？

郵便物についての課題は解消されたので、備品のなどの受け取りやその後の処理も電子化していきたいと思っています。
また、出社したいとき、リモートワークをしたいときどちらにも対応できて、何があっても大丈夫なような職場づくりをしていきたいと考えています。

「Chatwork 郵便受取」の導入を検討している企業さまへメッセージなどをお願いします。

これから「郵便物のための出社を無くしたい」、「郵便物をデータ化したい」と考えているのであれば、導入をおすすめします。

出勤のための交通費や手動で電子化する時間を別の業務に利用できるので、一見月額の固定費の増加に見えますが、見えないコストを抑えることで、本来集中するべき業務に時間と社内のリソースを使うことが出来るようになるため、リモートワークの割合が増える現在はもちろんのこと、リモートワークよりも出社の割合が増えてきたとしても、Chatwork 郵便受取の利用料の費用対効果は大きいと思います。

インタビューにご協力いただきまして、ありがとうございました！