医療・介護経営に特化した会計事務所である東日本税理士法人。先進的な働き方を積極的に取り入れ、税理士の新しい働き方を提唱する草分け的な存在です。

今回は、代表の長 英一郎（おさ・えいいちろう）さんに、「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題や導入後の効果、さらには東日本税理士法人の目指す未来の働き方についてお聞きしました。

インタビューに答えてくださった代表社員・所長の長さん

在宅勤務を妨げる「電話・FAX・郵便」の3大障壁。郵便物の課題だけは、解消できずにいた。

「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題は何でしたか？

当社は新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、2020年4月からリモートワークを開始しました。現在、8割くらいの職員が在宅勤務を続けています。私自身もその一人です。

ただ、在宅勤務をするにあたって、三つの大きな壁がありました。

電話、FAX、郵便です。

在宅勤務を阻む壁を取り払うべく、電話は電話代行業者の方にお願いをし、FAXもモバイルFaxというサービスを使って紙ではなくPDFで届く仕組みに変えました。二つは早期に解決できたのですが、最後の郵便だけは、探してもぴったり合うサービスがなかなか見つかりませんでした。

私の場合、自宅が地方のため、新宿のオフィスに出社するのに交通費は往復約7,000円、移動時間は往復3時間強かかります。それでも、郵便物を確認するためだけに出社していました。

ほとんどの職員が在宅勤務をしているので、出社したからといってみんなとコミュニケーションが取れるわけでもなく…。本当に郵便物のためだけでした。

この課題を解決してくれるサービスを強く求めていました。

まさに探し求めていたサービス。Chatwork 郵便受取なら「出社しなければならない要素を排除できる」と期待。

「Chatwork 郵便受取」を導入する経緯と選んだ決め手について教えてください。

Chatwork 郵便受取が紹介されていたラジオを聴いて、直感的に「これだな！」と。もう即決でした。すぐにホームページから問い合わせをしたと思います。

導入の背景としては、三つあります。

まず、抱えていた課題の解決につながる期待はもちろんのこと、Chatwork 郵便受取のような画期的なサービスを利用することで、先進的な企業イメージをつけたいという狙いがありました。

「出社して当然」という常識を変え、クラウドを活用して働く税理士や事務職員を世の中にもっと輩出していきたいと思っていたので、当社にとってChatwork 郵便受取はぴったりでした。

もう一つは、郵便物の確認にかかる見えないコストを削減して、その代わりに職員には、創造的な業務にシフトしてほしいといった願いがありました。

郵便物にまつわる作業には、担当者への振り分けや、スキャン、シュレッダー、返送依頼などがありますが、どの作業にも、はっきりとどれくらいの時間と工数がかかっているのかはわかりにくい。多分、結構な時間がかかっているはずです。そこをゼロにすることによって、新しい業務に向かってほしいと考えていました。

最後に、郵便物の確認に関する質を上げていきたいとの思いがありました。Chatwork 郵便受取を導入する前は、在宅勤務ということもあり、1週間に1回ほどしか確認できていませんでした。早く返答しなければならないものも返答できていないことがあったので、Chatwork 郵便受取を導入して解消したいと思っていました。

「リモート税理士」として、コロナ時代の働き方改善をして働き方に多様性がある職場を作っています。

秘匿性の高い情報を、漏らさず確認し、溶解処理まで一気に処理。情報漏洩の不安がなくなった。

「Chatwork 郵便受取」導入したあとの具体的な使い方を教えていただけますか。

火曜日と金曜日に、当社に届く郵便物の集配をお願いしています。集配日の午後には、Chatwork 郵便受取の郵便ボックスに宛名部分がアップされています。

委託しているオンライン秘書がパソコンかスマホから、スキマ時間を使って確認をして、スキャンや破棄の依頼をしています。せいぜい5分程度の作業でしょうか。

スキャン依頼したものは、だいたい翌日にはPDFになっているので、中身を閲覧して、重要書類や保存しておいたほうがいいものに関してはダウンロードし、クラウドに格納しています。

当社はChatworkを使用しているので、そちらにも通知が届くよう設定しています。

UIも見やすく、使いやすい。一度もヘルプページを見ることなく、操作に慣れることができました。

「Chatwork 郵便受取」を導入してよかったことなどがあれば教えていただけますか。

解決したかった課題はほぼ解決しましたね。

郵便物のためだけの出社はもちろんなくなりましたし、確認の頻度も上がったので、早期に内容を知り得るようになりました。郵便対応の質が上がったと感じています。

さらに効果を感じているのは、情報の秘匿性の高さを保持したまま、最終的に溶解処理といった現物破棄まで一期通貫でできるという点です。この点は、経営者の方は特にメリットを感じる部分ではないでしょうか。

多様な働き方を認められる職場に。DXと並行して、職員第一の経営を。

今後の展望があれば教えてもらえますか？

多様な働き方を認められる、魅力的な職場にしていきたいと思っています。

こう思うようになった背景としては、かつて起きた大量離職の経験があります。その時から自分の意識を変えて、職員重視の経営に変えました。本当に職員を大事にしています。

人手不足で職員が集まらないという声も聞きますが、実は空いている時間に働きたいとか、出社はできないけれど自宅でなら働ける方ならたくさんいらっしゃいます。実際、コロナ禍で、子育てをしながら秘書業務や経理業務をされている方にオンラインで業務をお願いしています。先端的な仕組みを積極的に取り入れて、そんなニーズに応えられる職場にしたいですね。

そのためには、リモートワークを起点とした社内の意識改革も必要だと考えています。
働き方改革やDXを進めていくにあたり、多くの取引業者さんや業務委託の方と関わることになります。雇用形態や取引相手、働く場所に関係なく、「理想の働き方を実現する」というゴールに向けて、一つのチームとして向かっているパートナーである、そんな意識を社内に根付かせていきたいです。

インタビューにご協力いただき、ありがとうございました！

※長さんの配信されている音声コンテンツ（stand.fm）でもChatwork 郵便受取やDXに関するお話をされています。ぜひお聞きください。

テレワーク下で郵便、FAX、電話を改革
社内反対の中、どうDX化を進めるか？
郵便クラウドサービスを使って３つの良かったこと