「本質的なテクノロジー活用で、あらゆる人の英語学習によりそい 人生の可能性を広げる」をミッションに、「英単語アプリmikan」を運営している株式会社mikan。
今回は株式会社mikanの取締役として活躍されている溝口さんに、「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題や、それが「Chatwork 郵便受取」を通してどのように解決したか、具体的な成果についてお話を伺いました。
重要書類がいつ届くのかわからない
「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題は何でしたか？
コロナ禍になり始めた2020年春頃から事業拡大に伴い採用強化を始め、入社に関連した重要な書類がオフィスに届くことが増えました。しかしリモートワークを中心とした体制に移行していたこともあり、オフィスに誰もいない日が多くなっていました。
当時はまだバックオフィス専任の方もおらず、私や代表の髙岡が郵便物を受け取るためだけに出社の時間を確保したり、書類が届いてるだろうと思ってオフィスに行ってもまだ届いておらずまたオフィスに行く予定をたてなければいけなかったり…と郵便物に振り回される日々が続いていました。
「Chatwork 郵便受取」を導入する経緯と選んだ決め手について教えてください。
最初はインターネットの記事を見てChatwork 郵便受取を知りました。同じタイミングで、友人からChatwork 郵便受取を導入して活用している声などを聞いたのが、導入の決め手になりました。また、スタートアップが運営していることもあり、アップデートや改善が早そうだな、と感じたのも大きな理由でしたね。
すぐに始められて、サブスク型のサービスということもあり「合わなかったらやめればいいや」と思い導入検討には時間を掛けませんでした。
mikanが提供しているアプリ。Chatwork 郵便受取を導入したことで
バックオフィス全体を効率化することに
「Chatwork 郵便受取」導入したあとの具体的な使い方を教えていただけますか。
Chatwork 郵便受取の「郵便回収オプション」を使い、渋谷にある当社オフィスから定期的に郵便物を回収してもらっています。そのあとはSlackとChatwork 郵便受取の郵便ボックスページから適宜郵便物を確認して、必要なものはメンバーの自宅に転送する形で使っています。転送依頼ボタンを管理画面上でワンクリックするだけでメンバーの自宅に届けてくれるので、自分がわざわざ転送するために封筒を用意したり郵便局に行ったりすることは無くなりました。
Chatwork 郵便受取を導入した副次的な効果として、契約書の業務も楽になりました。これまでは押印のためだけに出社をしていたのですが、今は押印が必要な書類は「お急ぎ転送オプション」を利用して自宅で対応できるようになりました。
「Chatwork 郵便受取」を導入してよかったことなどがあれば教えていただけますか。
『郵便物管理がすごく楽になった！』の一言につきます。ポストを気にすることや郵便物のための出社がなくなったので、時間がかなり削減されました。Slackで郵便配達の通知が来たり、郵便物を開封してスキャンを依頼することもワンクリックでできたりすることも助かっています。
Chatwork 郵便受取を導入したことを機に、事務作業など本業を圧迫する細々とした業務は効率化しようというムーブメントが会社全体に起きました。時間を削減できたことによって社員一人一人が目の前のタスクにフォーカスしやすくなったのは、会社全体的に見ても大きな効果だったと感じています。
効率化の意識が社内全体に広がった
今後の展望があれば教えてもらえますか？
Chatwork 郵便受取を導入させていただいたことをきっかけにコアな業務へフォーカスできる環境づくりへと意識が向き、経理や人事面でも動き始めました。経理では、支払い周りなどの経理業務をSaaSに移行しました。人事では「mikan安心キット」という人事制度を作りました。病気やけがをした際の有給休暇やリモートワーク支援、入社時の有給休暇100%付与に学習支援など、「安心して働ける環境」を整える福利厚生です。今後も、日々全員がもっと働きやすくなるような環境にアップデートしていきます。
mikan安心キットはリンク先から確認できる。
「Chatwork 郵便受取」の導入を検討している企業さまへメッセージなどをお願いします。
実際にChatwork 郵便受取を導入して、費用対効果や時間対効果などで1ミリも後悔したことはないですし、導入してよかったと心から思います。できるだけ早く導入することをおすすめします！
