時代のうねりを生み出しながら、「多くの人が自由で幸せに生きることができる社会」を目指している株式会社newn。そして、「世界一じゃなく、あなたの人生最高に。」というコンセプトのもと、世界へ誇るトーキョーチーズケーキの生産・販売をしているグループ会社の株式会社Mr. CHEESECAKE。
今回は、株式会社newnで活躍されている原様・宮田様にChatwork 郵便受取導入前に抱えていた課題や、それが「Chatwork 郵便受取」を通してどのように解決したか、具体的な成果についてお話を伺いました。
コーポレート部門 原さん （写真左）
新卒で人材派遣会社に入社し、子会社の代表に就任。2014年に株式会社ペロリに入社。経理管理とメディアコマースの立ち上げを担当。2017年、株式会社newnに入社。経営管理部を統括している。
コーポレート部門 宮田さん （写真右）
新卒で舞台役者として活動しつつ、ホテルサービス業務に携わる。2020年、株式会社newnに入社。経営管理実務を担当している。
苦手な作業を標準化したかった
「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題は何でしたか？
紙の請求書処理は、受け取り・開封・スキャン・ファイリングといった物理の処理工数が地味に多く、ズボラな僕にとって非常に苦手な作業です。特に、データ化する作業は時間がとられるので、常にスキャンは後回し、デスクはいつも書類の山でした。
こうしたノンコア業務をアウトソースして、受け取りからデータ化までが自動化されたワークフローを導入したいと考え、郵便系のサービスを検討するようになりました。（原さん）
「Chatwork 郵便受取」を導入する経緯と選んだ決め手について教えてください。
実はChatwork 郵便受取導入前は他社サービスを利用していたのですが、当社ワークフローにあまりマッチしなく、乗り換えを考えていたときにChatwork 郵便受取を知りました。
Chatwork 郵便受取導入の決めてとしては「会計ソフトへの自動連携」、「請求書以外のデータ化も可能」、「受け取りだけでなく回収対応も可能」といった点でした。また、「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の国際規格認証」を取得している点もサービス品質に信頼がおけると感じました。（原さん）
サポートが充実しているなと思います
「Chatwork 郵便受取」導入したあとの具体的な使い方を教えていただけますか。
現在は請求書に限定してChatwork 郵便受取を利用しています。
まず、郵便物がChatwork 郵便受取に登録されたらslackに通知が届きます。次に、内容物のスキャン依頼をして、スキャンができたらそのデータを「バクラク申請・請求書」に流して請求書処理を行っています。（※「バクラク請求書」「バクラク申請」の機能を活用）
これらの作業が全て数クリックでできるので、まとまった時間を確保する必要がありません。（宮田さん）
「Chatwork 郵便受取」を導入してよかったことなどがあれば教えていただけますか。
初期設定に面倒な項目がなく、時間がかからず早く使い始められたことがよかったです。
しかも、導入時はSlackでタイムリーに、かつ気軽に直接質問ができたので、安心して導入できました。
導入後のサポートも充実していますね。もっと活用できるような機会や情報が用意されています。
実際に利用してみてよかったと感じることは、「Slackさえ見ていれば安心」ということ。Chatwork 郵便受取にログインしなくてもSlackの通知で教えてくれることで手間が省けています。
ユーザインターフェースも使いやすく、ヘルプをほとんど参照することなく利用できるのでいいですね。（宮田さん）
株式会社newnさま、株式会社Mr.CHEESECAKEさまのオフィスの様子理想は紙ゼロオフィス
今後の展望があれば教えてもらえますか？
紙がオフィスにない状態にしていきたいです。つまり完全ペーパーレス企業。契約書や請求書などの証憑になるものの所在はきちんとした上で、参照したいときは物理的に探すのではなくすべてデータで参照できるようになるととてもいいなと考えています。（宮田さん）
「Chatwork 郵便受取」の導入を検討している企業さまへメッセージなどをお願いします。
まだ紙でやってるところは早く導入して雑務から解放されましょう！ 机の上にある請求書を気にするストレスやスキャンする時間がゼロになって、とても快適になりますよ。（原さん・宮田さん）
