時短社員専門の転職エージェント「リアルミーキャリア」を運営する株式会社リアルミーは、育児中の時短正社員と柔軟に働ける企業をマッチングしています。
同社は子どもがいる社員が8割を占めており、全員が基本的にリモートワークをしています。今回お話を伺ったバックオフィス部門の保坂奈苗さんもこの1人です。育児をしながらバックオフィス業務を一人で担当する保坂さんに、Chatwork 郵便受取導入前に抱えていた課題や、Chatwork 郵便受取を通して課題がどのように解決したか、そしてChatwork 郵便受取の具体的な活用方法などをお聞きしました。
インタビューに答えてくださったバックオフィス部門 保坂 奈苗さん
通勤時間の無駄をなくし、育児をしながら
完全在宅勤務で郵便物を管理したい。
「Chatwork 郵便受取」導入前に抱えていた課題は何でしたか？
私は育休から復帰後、バックオフィス部門に異動しました。前任者は仕事柄、月に1、2回ほど出社して郵便物をオフィスで確認できていましたが、私は出社にかかる往復2時間を削減したいと思っていました。待ったなしの保育園のお迎えとその後の家事育児のために、通勤ではなく、業務に時間を当てたかったからです。
郵便物の受け取りを代行してくれるような会社を探していましたが、要望を叶えてくれる会社はChatwork 郵便受取の他には見つかりませんでした。
「Chatwork 郵便受取」を導入する決め手について教えてください。
まず、お値段がリーズナブルだったことです。あまりに料金が高いのであれば出社した方がコスト的に安いですが、Chatwork 郵便受取は出社した場合の交通費や移動時間、移動時間分の給与などとも比較しても、それに見合うくらいの料金でした。
それから、通数が小ロットでも対応可能なことも決め手になりました。当社のお客様とは郵便物に頼ったコミュニケーションをとっておらず、ほとんどがメールやチャットでのやりとりです。そのため郵便通数は少ないので、「最低●通から」といった条件がなく何通からでも回収してくれるサービスを探していました。
そして何より、出社しなくても郵便物がデータで見られることは魅力でした。郵便物の回収から書類をPDF化してくれるところまできちんとフローが整っていたので、もう郵便物を心配することがなくなること期待をして、導入することにしました。
書留の代理受け取りサービスを活用して、出社ゼロに。
「Chatwork 郵便受取」導入したあとの具体的な使い方を教えていただけますか。
Chatwork 郵便受取には月に2回、当社のポストから直接回収してもらっています。Chatwork 郵便受取は回収したその日中に郵便物の外装がスキャンされます。スキャンが終わったらメールで通知が届くので、誰からの郵便物か、出社することなく把握することができています。
急ぎだとわかった書類はすぐに内容スキャン依頼をかけています。スキャン依頼もワンクリックで済むので簡単です。最短で当日中に書類の中身がスキャンされるので、タイムラグも感じません。請求書などのいずれデータ化する書類は、急ぎの件でなくてもどんどん依頼させてもらっていて、自分でデータ化する手間が省けています。
あと、書留の代理受け取りもChatwork 郵便受取にお願いしています。Chatwork 郵便受取でこのサービスが始まる前は、受け取りのためにわざわざ発送元と連絡を取り合い、発送のタイミングを私の出社日に合わせてもらっていましたが、このサービスのおかげで、今は気にしなくてもよくなりました。
「Chatwork 郵便受取」を導入してよかったことなどがあれば教えていただけますか。
Chatwork 郵便受取のサポートによって、時間をより有効に使えていると感じています。Chatwork 郵便受取が入っていると出社せずに済みますし、社員しかできない仕事に集中できている実感があります。もともと当社は、時短で働く社員が多いため、限られた時間の中でより多くのニーズに応えるために、コア業務以外はできるだけ外部に委託する方法を採っていましたので、Chatwork 郵便受取の導入は会社の方針とも合致していました。
メール通知では、誰からの郵便物かの情報が1件1件表示されるのですが、それを到着記録代わりにも使っています。もしオフィスに出社して物理的に郵便物を管理していたら、ファイルをひっくり返して探し出さないといけません。
Chatwork 郵便受取を使うようになってからは、「あの書類届いてたかな？」と思うことがあれば、メールの受信箱ですぐに検索して確認できているので、便利ですね。当社でバックオフィスの業務を担当しているのは私一人なのですが、データとして履歴が残ることで、アカウントを持つ誰でも検索・確認できるというのは、業務の属人化を防ぐ上でも有効だと感じています。
社内のコミュニケーションの多くは、上長への承認なども含めてチャットを使って行っているので、Chatwork 郵便受取が開封してスキャンしてくれた郵便物データをそのままチャットに投げることも多々あります。自宅だとスキャナーの代わりにスマートフォンのカメラを使っていたので、きれいなデータにしていただき助かっています。
バックオフィスからリモートワークを取り入れて、
採用優位性の高い企業に。
今後の展望があれば教えてもらえますか？
私たちは小さな会社ですが、時短勤務、フレックスタイム制度、リモートワークを当たり前にすることで、海外を含む広い地域から、実績のあるメンバーを迎え入れることに成功しています。
働く場所は離れていても、チーム一丸となって1社・1人でも多くの人材採用のお手伝いができるよう、バックオフィスとしては皆が更に働きやすい環境を整えていきたいと思っています。
リアルミー社が運営する「リアルミーキャリア」 。働きながら自分らしさを追求できるような事業を展開している。
「Chatwork 郵便受取」の導入を検討している企業さまへメッセージなどをお願いします。
Chatwork 郵便受取の導入によって、完全リモートワークとコア業務への集中を叶えることができました。
多くの会社のバックオフィス担当が、電話や郵便物管理などを“お留守番”して対応していると思いますが、それらは本当に社員がやらなければならない業務でしょうか。信頼できる外部サービスに任せることができれば、バックオフィスでもリモートワークが取り入れやすくなり、郵便物の開封やスキャンに使っていた時間を、より重要な別の業務に当てることができます。
大手人材紹介会社の調査で、リモートワークできる企業で働きたいと応えた人は、全転職希望者の6割にもなったそうです（2021年調査）。当社の運営する時短社員専門の転職エージェント「リアルミーキャリア」では、コロナ禍前から、柔軟な働き方を受け入れることで、採用優位性を上げることをお客様にご提案してきました。今後のアフターコロナの時代で、リモートワークをはじめとした「働きやすさ」が、ますます注目されていくことは間違い有りません。
Chatwork 郵便受取の導入が、単なる代行業務ではなく、貴社の「働きやすさ」を促進する一助となり、より優秀な人材採用のきっかけになるかもしれません。
