書類電子化の稟議書はどう作る？費用・効果・リスクのまとめ方

書類電子化の外注費を承認してもらうには、決裁者が「なぜ今やるのか、いくらかかり、何が変わり、うまくいかなかったらどうするのか」を一読で判断できる形にまとめることが大切です。数字は測った値と仮定を分けて書き、効果は見込みとして示します。この記事では、稟議書の見出し構成と記入例、現状の負担の示し方、複数案の並べ方、リスクと対策、実施後の評価計画までを順に説明します。費用の内訳や内製との試算方法そのものは別記事に譲り、ここでは社内の意思決定資料として組み立てる方法に絞ります。

決裁者が判断する項目

書き始める前に、社内の稟議規程で様式と決裁権限を確認します。金額によって決裁者や必要な合議先（経理・情報システム・法務など）が変わる会社が多いため、誰が何を見て判断するのかを先に押さえておくと、差し戻しを減らせます。

そのうえで、決裁者が判断に使う項目を見出しとして並べます。次の表は稟議書の見出しと記入例です。部署名や数量はすべて架空の例です。

添付資料は、見積書、測定記録、作業仕様の案の3点を基本にします。本文には結論と根拠の要点だけを書き、詳細は添付に回すと読みやすくなります。

現状の負担を根拠で示す

「書類が多くて困っている」だけでは、決裁者は優先度を判断できません。保管費・探索時間・処理工数を、記録の取り方と期間を添えて示します。

測っていない項目は「未測定」と書き、推測値で埋めないことがポイントです。短期間の記録を年間に引き延ばす場合は、「2週間の記録を26倍した仮定」のように計算の前提を明記します。保管費を社内スペースまで含めて算定する方法は「書類の保管コストを見直すには？保管継続と電子化の比較方法」で整理しています。

複数案と費用対効果を比較する

推薦案だけを書くと、決裁者から「ほかの方法は検討したのか」と問われがちです。現状維持・内製・外注の3案を同じ前提で並べ、推薦する理由を示します。

3案の前提は、対象範囲、比較期間、税抜・税込の表示、社内の時間単価、原本を残す分の保管費の5点でそろえます。前提が違う案を並べると、金額の差が方法の差なのか条件の差なのかが分からなくなります。

費用対効果を書くときは、現金支出の変化と、工数を金額に換算した値を別の行に分けます。工数を減らせる見込みがあっても、人件費の支払いが同額減るわけではないためです。効果は「仮定に基づく見込み」と明記し、言い切らないようにしましょう。外注費の内訳は「スキャン代行の費用は何で決まる？料金の内訳と総額の比べ方」、工数の実測と試算の手順は「書類スキャンは内製と外注のどちらがよい？工数・費用・品質で比較」が参考になります。

Chatworkスキャン代行の料金は個別見積もりで、見積もりは無償です。公式ページでは、事前の見積もりで料金を明示し、追加費用が発生する場合も事前に案内すると説明されています。書類の量が多い場合などは訪問での見積もりも相談できます。

リスクと対策を書く

リスクの欄は、承認を得にくくするものではなく、決裁者の不安に先回りして答える欄です。起こりうる事態と対策、確認先を一行ずつ書きます。

Chatworkスキャン代行の公式ページでは、ISO/IEC 27001:2022の取得、生体認証による入室管理と24時間365日の監視カメラを備えた専用センターでの作業、スキャン後の原本は専門業者による溶解処理で破棄する流れが案内されています。原本を溶解処理するのか、その時期をいつにするのかは稟議の段階で社内の結論を出し、委託先との合意事項として記載しておくと安心です。保存年限など法令上の扱いは書類によって異なるため、稟議書では一律に書かず、確認した相手と日付を残します。

実施後の評価まで計画する

承認を得た後に「結局よかったのか」を説明できるよう、評価の方法も稟議書に入れておきます。測り方は、現状を測ったときと同じ定義にそろえることが条件です。

結果は見直し時期に決裁者へ報告し、対象範囲を広げるか、仕様を直すか、ここで止めるかを判断します。期待した効果が出なかった場合も、原因と次の手を書いて報告すれば、次の稟議の根拠として使えます。

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参考情報・サービス情報

• Chatworkスキャン代行 公式サービスページ