スキャン代行の見積もり依頼書の作り方｜伝える情報と記入例

公開日：2026/10/19更新日：2026/10/19業者選び・費用

スキャン代行の見積もりを複数の候補業者に依頼するときは、電話やフォームで都度説明するより、同じ内容の「見積依頼書」を作って渡すほうが回答を比べやすくなります。依頼書に必要なのは完璧な仕様ではありません。確定している情報と未確定の情報を区別し、希望する作業を漏れなく書くことです。

本記事では、依頼書の基本項目、作業範囲の書き方、未確定項目の伝え方を順に整理し、架空の企業を使った記入例を紹介します。費用の内訳そのものはスキャン代行の費用は何で決まる？料金の内訳と総額の比べ方で解説しています。

見積依頼書の基本項目

依頼書の冒頭には、業者が「何を、どれだけ、いつまでに、何のために」電子化するのかを把握できる情報をまとめます。

項目	書く内容	書き方のポイント
書類の種類	契約書、請求書控え、申込書など	種類ごとに分け、混在していれば混在と書く
量	箱数、ファイル冊数、概算の枚数	実測か推定かを明記する
原稿の状態	サイズ、綴じ方、留め具、両面の有無	代表的な状態と例外を分けて書く
保管場所	拠点名、書庫、箱の所在	送付で進めたいか、訪問での見積もりを相談したいか
期限	納品の希望日、社内の締め切り	移転日など、希望日の理由も添える
目的	電子化した後の使い方	検索、共有、保管スペースの削減など
連絡先	担当部署、担当者、回答の期限	質問の窓口を1つにまとめる

目的を書くのは、仕様の提案を受けやすくするためです。「過去の契約書を取引先名で探したい」と書けば、PDFの区切りやファイル名について具体的な質問が返ってきやすくなります。

Chatworkスキャン代行の公式ページでは、書類の詳細が固まっていない段階でも、おおよその量が分かれば概算見積もりを案内できるとしています。見積もりは無償で、量が多い場合などは訪問での見積もり提出も相談できます。最初の相談では、概算に必要な範囲だけ埋めた依頼書でも構いません。

作業範囲と納品条件を書く

見積もりの前提がずれやすいのは、読み取りそのものより前後の作業です。次の項目について、希望を一つずつ書きます。

前処理：ホチキス・クリップ・クリアフォルダの有無、付箋の扱いの希望
分割：1冊単位、1書類単位、ホチキス単位など、どこで区切るか
命名・フォルダ：ファイル名の要素と順序、フォルダ階層の例
OCR：文字検索できるPDFを希望するかどうか
原本の扱い：スキャン後に破棄したいか、返却を希望するか、未定か

ここで注意したいのは、委託先によって対応が異なる項目を「対応している前提」で書かないことです。OCRや原本の返却などは、依頼書には希望の有無だけを書き、対応の可否と費用は回答で確認します。ファイル名は1つでも具体例を書くと解釈の違いが減ります。命名の考え方はスキャンしたPDFのファイル名はどう付ける？命名ルールと具体例が参考になります。

Chatworkスキャン代行の公式ページでは、ホチキス留めやクリアフォルダ入りのままの送付、フォルダ構成や命名ルールなど指定の方法での格納・納品、専門業者による溶解処理での原本破棄を案内しています。ただし、原本を破棄してよいかは書類の種類や法令、社内規程によって異なります。依頼書に「破棄」と書く前に、社内の担当部署や専門家に確認しておきましょう。

未確定項目の伝え方

見積依頼の段階では、枚数や対象範囲が確定していないことがよくあります。避けたいのは、根拠のない数字を確定値のように書くことです。依頼書の数字がそのまま見積もりの前提になり、後から実数と違ったときに比較の土台が崩れます。未確定の項目は、次の3点をセットで書きます。

仮定：どのように数えたか（例：代表的な3冊を開いて数えた）
幅：想定される下限と上限
確定の予定：誰が、いつまでに確定させるか

たとえば「キングファイル約60冊。代表3冊の枚数から1冊あたり300〜500枚と推定し、全体で約1.8万〜3万枚。正確な冊数は11月中旬に総務部が確定」のように書きます。数字は架空の例です。幅を示しておくと、業者も「どの条件で金額が変わるか」を回答に書きやすくなります。

反対に、業者の側で数量を確定してもらう前提にはしないようにします。見積もりの数量が依頼書と異なる場合は、どちらの前提で計算したのかを質問しましょう。写真を添えるときは、箱の詰まり具合や代表的な綴じ方が分かるものを選び、個人情報などが写り込まないよう配慮します。

見積依頼書の記入例

以下は、架空の企業「株式会社サンプル商事」（実在の企業ではありません）が、本社移転に合わせて総務部で保管している書類を電子化する想定の記入例です。数量・日付・ファイル名もすべて架空です。

項目	記入例
依頼者	株式会社サンプル商事（架空）総務部書類管理担当
目的	本社移転の前に保管書類を減らし、過去の契約書を取引先名で探せるようにしたい
対象書類	取引先との契約書・覚書、請求書の控え（いずれも過年度分）
量	段ボール14箱（実測）。うちキングファイル約60冊、ばら紙4箱。枚数は未計数で約2.5万〜4万枚と推定
原稿の状態	A4中心、一部にA3の折り込みあり。ホチキス留め・クリアフォルダ入りが混在。手書きの付箋あり
保管場所・送付	本社書庫に保管。段ボールでの送付を想定。量によっては訪問での見積もりを相談したい
希望納期	2027年2月末までの納品を希望（移転作業の開始に合わせるため）
分割・命名	契約書は1契約1PDF。ファイル名は「取引先名_契約日_書類名」（例：サンプル商会_20190401_業務委託契約書.pdf）
OCR	希望あり。対応の可否と費用をご回答ください
原本の扱い	契約書は返却を希望、請求書の控えは破棄を検討中（社内で確認中）。対応の可否と費用をご回答ください
回答期限・窓口	2026年11月20日までに書面で回答を希望。窓口は総務部の担当者1名

この記入例では、確定している情報（箱数）、推定の情報（枚数）、社内で確認中の事項（原本の扱い）を書き分けています。複数の業者に送る場合は、同じ版の依頼書を同じ日に送り、版番号と送付日を控えておくと、回答を比べるときに前提をたどりやすくなります。

回答を比較して仕様を確定する

回答が届いたら、金額を見る前に前提をそろえて読みます。同じ依頼書を渡しても、数え方や作業範囲の解釈が業者ごとに異なることがあるためです。

確認する観点	見るポイント
数量の前提	枚数・面数・冊数のどれで計算しているか
作業範囲	前処理・分割・命名が金額に含まれているか
除外項目	対象外の原稿、別途見積もりとされた作業
希望項目への回答	OCRや原本の扱いについて、可否と費用が書かれているか
変動の条件	数量が増減したときや、追加の作業が出たときの扱い

「別途」や「対象外」の記載があれば、その作業を含めた場合の条件を質問します。回答を受けて仕様を変えたときは、依頼書を更新してすべての候補先へ同じ内容で送り直し、前提をそろえ直してください。金額の内訳と総額の比べ方はスキャン代行の費用は何で決まる？料金の内訳と総額の比べ方、業者を選ぶ際の比較項目は法人向けスキャン代行業者の選び方｜比較したい8つの項目で整理しています。

Chatworkスキャン代行では、事前の見積もりで料金を明示し、追加費用が発生する場合も事前に案内するとしています。まずは対象書類の種類と箱数だけを書いた依頼書の第1版を作り、未確定の項目に担当者と期限を書き込むことから始めましょう。

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参考情報・サービス情報

Chatworkスキャン代行公式サービスページ