スキャンデータの検品方法｜ページ抜け・順序・読みやすさの確認手順
スキャン代行から大量のPDFが届いたら、利用部署へ公開する前に受入検査（検品）を行います。見るべきなのは「きれいに読めるか」だけではありません。送った原稿がすべてデータになっているか、ページの順序や向きは正しいか、合意した区切りや命名どおりかを、手元の資料と照らして確かめます。この記事では、照合資料のそろえ方から、件数の確認、内容の照合、確認範囲の決め方、不備の連絡と再確認までを順に説明します。本番前に基準を決めるサンプル確認とは別の、本納品後の工程です。
検品前に照合資料を用意する
検品は「何と比べるか」が決まっていないと、担当者の印象で合否が分かれます。PDFを開く前に、次の3つの資料をそろえます。
| 照合資料 | 主な中身 | 検品での使い方 |
|---|---|---|
| 原稿台帳 | 送付した箱ID・ファイルID・冊数・おおよその枚数 | データの欠落や取り込み漏れを見つける |
| 合意した仕様書 | PDFの区切り、ファイル名の規則、フォルダ構成、版番号 | 区切りや命名が合意どおりかを判定する |
| 納品一覧 | フォルダ名・ファイル名・ページ数などの一覧 | 台帳と突き合わせ、件数の差を洗い出す |
納品一覧が添付されない場合は、受け取ったフォルダからファイル名の一覧を書き出し、表計算ソフトで台帳と並べます。仕様書は委託先と同じ版を使っているかを確認してください。サンプル確認で決めた合格基準があれば、それも判定の物差しとして手元に置きます。
あわせて、検品担当・判定者・検品の期限を決めます。注意したいのは原本との関係です。Chatworkスキャン代行の公式ページでは、スキャン後の原本は専門業者による溶解処理で破棄すると案内されています。原本を処理する時期と自社の検品期限の関係、不備があった場合の再スキャンの条件は公式ページでは確認できないため、依頼前に確認し、原本の処理方針・時期と検品期限を合意しておきましょう。
全体件数とファイルを確認する
1ページずつ見る前に、データ全体の形を確認します。ここで件数の差や開けないファイルを見つけておくと、内容の照合を無駄にやり直さずに済みます。次の表は受入チェック表の記入例です。
| 確認項目 | 確認内容 | 結果（架空の例） |
|---|---|---|
| 件数 | フォルダ数・ファイル数が台帳と一致するか | BX-003で1件不足 |
| ファイル名 | 命名規則どおりか、重複や文字化けがないか | 日付の書式違いが2件 |
| 容量 | 極端に小さい・大きいファイルがないか | OK |
| 開封 | すべてのファイルがエラーなく開けるか | OK |
| 格納 | 指定したフォルダ構成に入っているか | OK |
容量の確認は、内容の異常に気付く手がかりになります。同じ種類の書類なのに1ファイルだけ極端に小さい場合は、白紙だけが取り込まれている、途中で区切られているといった可能性があります。不足が見つかったら、どの箱・どのファイルに対応するかを台帳で特定してから次へ進みます。
作業は受け取ったデータの複製で行い、元のデータには手を加えないようにします。誤ってファイル名を変えたり削除したりすると、委託先との照合ができなくなるためです。
内容を照合する
件数がそろったら、PDFの中身を原稿の状態と照らします。見る観点を5つに分けておくと、担当者が複数いても判定をそろえやすくなります。
| 観点 | 確認のしかた | 起きやすい箇所 |
|---|---|---|
| 欠落 | 台帳の枚数やページ番号の連続性とPDFのページ数を比べる | 折込資料の裏面、封筒の中身、小型の伝票 |
| 重複 | 同じページが続いていないか、別ファイルに同じ書類がないか | 読み直しをした箇所 |
| 順序 | 日付・通し番号・見出しが原稿の並びどおりか | ファイルの境目、仕切り紙の前後 |
| 向き | 横向きや逆さのページがないか | A3の折込、横長の表 |
| 判読 | 薄い印字・押印・手書きが拡大表示で読めるか | 感熱紙、鉛筆書き、色付き用紙 |
判読の合否は、本番前に合意した基準で判断します。基準があいまいなまま見ると「少し薄い」程度の差で修正依頼が増え、確認も長引きます。事前の基準づくりは「スキャン外注前のサンプル確認｜本番依頼で失敗しない進め方」で説明しています。
区切りの確認も忘れずに行います。1契約で1PDFと決めたのに複数の契約が1つにまとまっている、逆に1つの書類が途中で分かれているといった差は、ファイル名だけでは気付けません。区切りの決め方は「スキャンしたPDFはどこで分割する？書類・案件・ファイル単位の決め方」を参照してください。
全件確認と抽出確認の範囲を決める
大量のPDFを全ページ目視するのは、量によっては現実的ではありません。件数・ファイル名・開封の確認は全件で行い、内容の照合は書類の重要性に応じて範囲を変える方法があります。範囲は担当者が一人で決めず、推進担当・利用部署・情報管理の担当で事前に合意します。
| 書類の性質 | 例 | 内容照合の範囲の例 |
|---|---|---|
| 機密性・重要性が高い | 契約書、人事関係の書類 | 全件・全ページ |
| 定型で量が多い | 請求書や納品書の控え | 箱やファイルごとに一部を抽出 |
| 原稿状態にばらつきがある | 感熱紙、手書き、折込を含むファイル | 該当する箇所を重点的に確認 |
表は社内で検討するための例です。抽出確認にする場合は、「不備が1件でも見つかったら、同じ箱は全件確認に広げる」のように、範囲を広げる条件もあわせて決めておきます。条件がないと、不備を見つけても「たまたまだろう」と判断が先送りになりがちです。どこを全件、どこを抽出で確認したかは記録に残し、後から問い合わせを受けたときに説明できるようにします。
不備の連絡と再確認を行う
不備は見つけた順に連絡するのではなく、記録表にまとめてから伝えます。委託先が対象を特定できるよう、ファイル名とページに加えて原稿側のIDも書きます。
| 不備ID | ファイル名・ページ | 原稿ID | 内容 | 再納品の版 | 再確認 |
|---|---|---|---|---|---|
| NG-01 | 20190401_契約書_甲社.pdf 3ページ | BX-002-F05 | 欠落：折込の裏面 | v2 | OK |
| NG-02 | 20190415_契約書_乙社.pdf 全体 | BX-002-F06 | 順序：2〜4ページが逆順 | v2 | 未 |
表の内容は架空の例です。連絡では、修正を求める対象、回答や再納品の希望期限、差し替えの方法（修正したファイルだけか、フォルダごとか）を伝えます。再納品されたデータは版で区別し、旧版を利用部署へ公開しないよう、差し替えが済んだら旧版の扱いも決めておきます。
再確認では、修正されたページだけでなく前後のページとファイル名も見ます。すべての不備が解消したら、確認日・確認者・残った課題を記録し、受入完了として関係者に共有します。
Chatworkスキャン代行の公式ページでは、フォルダ構成や命名ルールなど指定の方法で格納・納品すること、追加費用が発生する場合は事前に案内することが説明されています。検品の期限や再スキャンの条件は、見積もりの段階で確認しておきましょう。依頼時に伝える情報は「スキャン代行の見積もり依頼書の作り方｜伝える情報と記入例」で整理しています。
あわせて読みたい
参考情報・サービス情報